Regulasi, Prosedur, SDM, Struktur, dan Aspek Perusahaan

Ø REGULASI DAN PROSEDUR PENDIRIAN PERUSAHAAN

1.       Proses Akta Pendirian PT, SK Pengesahan Badan Hukum, dan NPWP Perusahaan

Di pertengahan bulan Juni 2018, beredar informasi bahwa untuk penerbitan NPWP perusahaan berbentuk Perseroan Terbatas (PT) tidak lagi dilakukan melalui proses pengajuan secara manual. Sebab, setelah proses pengesahan SK badan hukum untuk badan usaha berbentuk PT di Direktorat Jendral Administrasi Hukum Umum di Kementerian Hukum dan HAM, otomatis akan dikeluarkan NPWP atas nama PT tersebut. Sebelumnya proses penerbitan NPWP perusahaan dijalankan oleh Kantor Pelayanan Pajak yang wilayah kerjanya berada di domisili usaha perusahaan tersebut. Namun di prosedur terbaru, ketika akta pendirian PT dan SK Kemenkumham diterbitkan, tanpa perlu pengajuan secara manual ke KPP setempat otomatis akan diterbitkan pula NPWP perusahaan.

Pemberitahuan bahwa NPWP perusahaan sudah selesai diproses disampaikan setelah proses pengesahan akta dan SK di Kemenkumham. Informasi mengenai NPWP tersebut disampaikan melalui email dari Direktorat Jendral Pajak (eregistration@pajak.go.id). Namun hingga detik ini belum dapat dipastikan apakah ini telah menjadi prosedur baku mengingat tidak semua NPWP perusahaan diterbitkan bersamaan dengan diterbikannya SK pengesahan badan hukum PT.

2.                Domisili Usaha di Virtual Office

Untuk prosedur dan syarat pendirian PT atau perusahaan terbaru di wilayah Jakarta, tidak ada perubahan yang signifikan terkait dengan penggunaan Virtual Office sebagai domisili usaha. Sempat ada hambatan melalui peraturan di tahun 2015, namun antara tahun 2016-2018 pembatasan tersebut sudah tidak ada lagi. Pemda DKI kelihatannya sudah cukup akomodatif untuk mengizinkan perusahaan yang baru berdiri untuk menggunakan Virtual Office sebagai domisili usaha yang nantinya akan dijadikan dasar untuk mengeluarkan perizinan usaha yakni Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) dan Tanda Daftar Perusahaan (TDP). Situasi ini dimanfaatkan oleh pengusaha pengelola Virtual Office dan Service Office baik lokal maupun yang terafiliasi dengan asing untuk memberikan layanan domisili usaha dengan memakai alamat Virtual Office tersebut.

3.                Menentukan Bidang Usaha Sesuai KBLI

Acuan Klasifikasi Baku Lapangan Usaha Indonesia (KBLI) terbaru adalah Peraturan Kepala Badan Pusat Statistik No.19 Tahun 2017 tentang Perubahan atas Kepala Badan Pusat Statistik No.95 Tahun 2015 tentang Klasifikasi Baku Lapangan Usaha Indonesia (Perka BPS No.19/2017). Di Perka BPS No.19/2017 tersebut disebutkan pengelompokkan kegiatan ekonomi ke dalam KBLI sangat penting untuk keseragaman konsep, definisi, dan klasifikasi lapangan usaha.

Perka BPS yang mengatur KBLI dijadikan acuan untuk masing-masing daerah dalam menentukan KBLI yang bisa digunakan di daerah masing-masing. Misalnya untuk wilayah Jakarta acuan KLBI yang digunakan untuk dicantumkan di SIUP adalah Keputusan Kepala BPTSP No. 50 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Keputusan Kepala BPTSP tentang Penetapan Penggunaan Kode KBLI Pada Perizinan Perdagangan.

4.                Penghapusan Persyaratan Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP)

Sejatinya sejak tahun 2016 untuk wilayah Jakarta sudah ada aturan yang dikeluarkan oleh Kepala DMPTSP yang menyatakan bahwa SKDP sudah tidak lagi menjadi persyaratan dalam mengajukan perizinan. Namun dalam praktiknya, SKDP masih diminta saat perusahaan yang baru didirikan ingin mendapatkan NPWP perusahaan. Kemudian, pada saat pengajuan untuk mendapatkan SIUP juga diminta untuk menyertakan SKDP.

Baru di tahun 2018 untuk mendapatkan NPWP perusahaan tidak lagi melampirkan SKDP. Gantinya, perusahaan hanya diminta untuk mengisi surat pernyataan melakukan kegiatan. Sementara untuk pengajuan SIUP, tidak perlu lagi SKDP tapi tempat yang dijadikan domisili usaha harus berada pada zonasi yang sesuai dengan peruntukannya.

5.                Persyaratan BPJS Ketenagakerjaan Untuk Mendirikan PT

Untuk pengajuan SIUP di wilayah Jakarta, persyaratan BPJS Ketenagakerjaan sampai saat ini tidak dijadikan persyaratan lagi. Namun, berdasarkan pengalaman kami, di tahap mana perusahaan wajib untuk mendaftarkan karyawannya mengikuti BPJS Ketenagakerjaan kerap berubah-ubah. Pernah dalam satu waktu persyaratan BPJS Ketenagakerjaan tersebut harus sudah dipenuhi sebelum mengajukan izin usaha (SIUP). Tapi di lain waktu persyaratan tersebut berubah.

Kendatipun kebijakan di tahapan mana pengajuannya berubah-ubah, namun dasar hukum perusahaan harus mendaftarkan karyawannya mengikuti program BPJS Ketenagakerjaan tidaklah berubah yakni PP 84/2013 tentang Perubahan Kesembilan atas Peraturan Pemerintah No.14 Tahun 1993 tentang Penyelenggaraan Program Jaminan Sosial Tenaga Kerja. Di aturan tersebut disebutkan bahwa pengusaha yang mempekerjakan tenaga kerja sebanyak 10 orang atau lebih, atau membayar upah paling sedikit Rp 1 juta sebulan, wajib mengikutsertakan tenaga kerjanya dalam program jaminan sosial tenaga kerja. Untuk wilayah Jakarta salah satu aturan berkaitan dengan BPJS adalah SE Kepada BPTSP DKI No. 24/SE/2016.

6.                Prosedur Pengajuan NPWP Perusahaan

Sebagaimana disampaikan di poin 1 di atas, proses pengajuan dan penerbitan NPWP perusahaan berbentuk PT kemungkinan besar tidak perlu lagi dilakukan dengan pengajuan permohonan ke Kantor Pelayanan Pajak yang wilayahnya  berada di domisili perusahaan. Setelah didapat SK badan hukum di Kementerian Hukum dan HAM sepertinya dilanjutkan dengan proses penerbitan NPWP perusahaan. Namun, belum ada penjelasan apakah prosedur ini sudah dijalankan secara seragam di seluruh Indonesia.

7.                Prosedur dan Persyaratan SIUP dan TDP

Prosedur pengajuan SIUP dan TDP di wilayah Jakarta sekarang bisa dilakukan dengan menggunakan platform JakEvo yang berbasiskan portal online dan aplikasi. Ini berdampak positif terhadap prosedur dan persyaratan perizinan usaha. Melalui JakEvo persyaratan untuk mendapatkan SIUP dan TDP tersebut juga semakin mudah sepanjang memenuhi dan melengkapi persyaratan. Sebagai contoh pada proses sebelum ada JakEVO, tidak kurang ada 14 surat pernyataan yang harus disiapkan. Namun di JakEvo surat pernyataan yang diperlukan hanya 4 macam dan tidak ada lagi pengisian form manual sebagaimana proses sebelumnya.

Diluncurkan pada bulan Mei 2018, pengajuan SIUP dan TDP di JakEvo juga dapat dilakukan secara simultan dan tidak ada lagi perbedaan proses dan persyaratan untuk pengajuan SIUP kategori kecil, menengah, dan besar. Tapi sementara ini pengajuan SIUP dan TDP untuk perusahaan yang berdomisili di Jakarta melalui sistem JakEvo belum bisa digunakan bila domisili usahanya menggunakan Virtual Office. Untuk perusahaan di Jakarta yang domisilinya menggunakan Virtual Office maka prosesnya tetap melalui website DMPTSP.

Hal yang terpenting bila PT yang didirikan ingin memperoleh SIUP dan TDP melalui platform JakEvo adalah domisili usaha harus berada pada zonasi yang sesuai. Proses penentuan domisili usaha dilakukan menggunakan geo-tagging dan otomatis langsung diketahui bila tempat yang dijadikan domisili usaha zonasinya sesuai atau tidak sesuai.

Ø SDM DAN STRUKTUR ORGANISASINYA

1.                SDM (Sumber Daya Manusia)

Sumber daya manusia atau biasa disingkat menjadi SDM adalah potensi yang terkandung dalam diri manusia untuk mewujudkan perannya sebagai makhluk sosial yang adaptif dan transformatif yang mampu mengelola dirinya sendiri serta seluruh potensi yang terkandung di alam menuju tercapainya kesejahteraan kehidupan dalam tatanan yang seimbang dan berkelanjutan. Dalam pengertian praktis sehari-hari, SDM lebih dimengerti sebagai bagian integral dari sistem yang membentuk suatu organisasi. Oleh karena itu, dalam bidang kajian psikologi, para praktisi SDM harus mengambil penjurusan industri dan organisasi.

Sebagai ilmu, SDM dipelajari dalam manajemen sumber daya manusia atau (MSDM). Dalam bidang ilmu ini, terjadi sintesa antara ilmu manajemen dan psikologi. Mengingat struktur SDM dalam industri-organisasi dipelajari oleh ilmu manajemen, sementara manusia-nya sebagai subyek pelaku adalah bidang kajian ilmu psikologi.

Dewasa ini, perkembangan terbaru memandang SDM bukan sebagai sumber daya belaka, melainkan lebih berupa modal atau aset bagi institusi atau organisasi. Karena itu kemudian muncullah istilah baru di luar H.R. (Human Resources), yaitu H.C. atau (Human Capital). Di sini SDM dilihat bukan sekedar sebagai aset utama, tetapi aset yang bernilai dan dapat dilipatgandakan, dikembangkan (bandingkan dengan portfolio investasi) dan juga bukan sebaliknya sebagai liability (beban,cost). Di sini perspektif SDM sebagai investasi bagi institusi atau organisasi lebih mengemuka.

2.                Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah susunan dari komponen-komponen dalam suatu organisasi. Struktur organisasi menjelaskan tentang adanya pembagian kerja dan menjelaskan tentang bagaimana fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut dikoordinasikan. Selain itu struktur organisasi juga menunjukan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

·                 Direksi

Di sebuah perusahaan peran dari seorang direksi sangat penting. Maka dari itu, direksi ditempatkan paling atas pada bagan perusahaan. Direksi merupakan orang yang bertanggung jawab dan juga memiliki wewenang dalam pengurusan perseroan ini.

Seorang direksi harus bisa menunjang kepentingan dan juga tujuan dari persero tersebut. Baik kepentingan tersebut di dalam pengadilan ataupun diluar sesuai ketentuan anggaran dasar yang telah disediakan. Pada bagian ini umumnya terdiri dari satu orang direktur utama, tiga wakil direktur utama serta enam direktur.

·                 Direktur Utama

Direktur Utama adalah orang yang memiliki wewenang dalam merumuskan & menetapkan suatu kebijakan serta program umum perusahaan sesuai dengan wewenang yang diberikan perusahaan kepadanya.

·                 Direktur

Seorang direktur adalah mereka yang dipilih untuk memimpin sebuah perusahaan berbentuk perseroan terbatas. Seorang direktur dipilih oleh sang pemilik usaha untuk mengelola dan menjalankan perusahaannya.

·                 Direktur Keuangan

Direktur keuangan ini bertugas di semua kegiatan yang ada kaitannya dengan keuangan dan anggaran perusahaan. Dia yang bisa mengevaluasi apakah perusahaan tersebut mendapatkan profit atau defisit.

·                 Direktur Personalia

Direktur personalia adalah orang yang bertugas mengembangkan sistem perencanaan personalia serta mengendalikan suatu kebijakan untuk para pegawai. Selain itu direktur personalia juga melayani kebutuhan administrasi pagawainya dan melaksanakan pembinaan untuk pengembangan staff administrasi.

·                 Manajer

Manajer adalah orang yang menyesuaikan dan mengintegrasikan macam-macam variabel dan karakteristik dari pegawainya dalam mencapai tujuan organisasi yang sama.

·                 Manajer Persoalia

Manajemen personalia yaitu orang yang membuat rencana, pembagian kompensasi, mengembangkan, dan pemeliharaan tenaga kerja agar tujuan perusahaan dapat tercapai.

·                 Manajer Pemasaran

Manajer pemasaran yaitu orang yang bekerja untuk memasarkan haslil produksi perusahaan.

·                 Manajer Pabrik

Struktur organisasi perusahaan ini adalah orang yang memiliki tanggung jawab penuh terhadap pabrik yang dititipkan kepadanya. Manajer pabrik haruslah sering-sering berkonsultasi kepada direktur agar tugas yang dilaksanakannya bisa berjalan selaras.

·                 ADM & Gudang

Bagian ADM & Gudang ini bertugas untuk mengecek segala administrasi & transaksi yang ada kaitannya dengan jalannya perusahaan. Pada bagian ini terdiri dari Acounting, CMT dan Kasir.

·                 Divisi Regional

Divisi regional yaitu orang yang bertugas mengelola aset perusahaan serta menjalankan bisnis perusahaan sesuai arahan dari perusahaan. Selain itu juga bertugas menyepakati target kerja bersama dengan direksi.

Ø ASPEK PEMASARAAN DARI BISNIS INFORMATIKA

Aspek pemasaran adalah suatu factor penting yang merupakan sebuah kunci dari keberhasilan perusahaan khsusunya dalam memetakan pasar. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan :

1.               Spesifikasi Produk

Aspek pemasaran yang pertama adalah spesifikasi produk. Produk adalah setiap hal berupa barang maupun jasa yang  ditawarkan ke pasar untuk memenuhi kepuasan dan kebutuhan konsumen. Produk atau jasa yang akan ditawarkan ke pasaran harus diketahui terlebih dahulu spesifikasinya. Spesifikasi yang dimaksud seperti untuk siapakah produk atau jasa tersebut ditunjukkan, dimanakah produk atau jasa tersebut akan dipasarkan, hal-hal tersebut akan menentukan bagaimana kemasan yang akan ditampilkan untuk menarik perhatian konsumen, serta berapa harga yang akan diterapkan.

2.               Segmentasi Pasar

Segmentasi pasar adalah suatu aspek pemasaran yang berdasarkan pada pemisahan atau pengkhususan diantara para calon konsumen sebagai pasar. Atau bisa dikatakan sebagai suatu kegiatan mengklasifikasikan pasar yang bersifat heterogen dari suatu produk ke dalam satuan pasar (segmen-segmen) yang bersifat homogen.

3.               Analisis Situasi Pasar

Pada analisis situasi pasar, merencanakan strategi yang sesuai dengan kondisi pasar sangat dibutuhkan untuk mendapatkan peluang dan mengembangkan usaha.

4.                Analisis Pesaing

Analisa pesaing adalah salah satu studi kelayakan bisnis yang cukup signifikan. Analisis ini akan menjadi penentu dimana posisi perusahaan tersebut dalam dunia bisnis. Hal-hal yang dapat dilakukan sebagai analaisis pesaing adalah dengan melakuakan identifikasi terhadap kesempatan, ancaman atau persoalan strategis yang timbul dari pergantian suasana bersaing yang potensial. Selain itu, perlu dilakukan investigasi terhadap kelemahan dan kekuatan yang dimiliki oleh pesaing. Sehingga dapat ditemukan solusi atau celah untuk menang dan mendapatkan laba yang besar daripada pihak pesaing.

5.                Promosi

Promosi adalah kunci dari aspek pemasaran  dalam pengelolaann usaha. Promosi itu sendiri adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh penjual untuk menawarkan barang atau jasa yang ditawarkan. Promosi merupakan bagian yang sangat vital pada aspek pemasaran, di mana hal itu menjadi penentu, pembeli akan tertarik dan membelinya atau pembeli hanya dating terus ada kerjaan ke luar kota.

Ø ASPEK KEUANGAN

Aspek keuangan adalah factor yang menentukan biaya yang dikeluarkan dan dihasilkan untuk membuat sebuah usaha yang optimal. Berikut adalah aspek yang perlu diperhatikan :

1.                Komponen Biaya atau Anggaran

Secara umum dalam pelaksanaan proyek, komponen biaya dibagi atas:

a.               Biaya Personil

Biaya personil adalah komponen-komponen biaya yang dikeluarkan untuk membayar gaji para karyawan. Perhitungan komponen biaya untuk tiap pegawai dapat ditentukan berdasarkan kesepakatan dengan anggota tim, berdasarkan orang-jam, orang-hari atau orang-bulan.

b.               Biaya Nonpersonil

Biaya non-personil adalah komponen-komponen biaya yang harus dikeluarkan untuk mendukung kelancaran pelaksanaan suatu proyek. Komponen-komponen tersebut diantaranya adalah:

§     Biaya Transportasi

Merupakan sebuah perhitungan biaya estimasi setiap karyawan baik di luar kota ataupun dalam menempuh perjalan menuju ke kantor. Perhitungan ini harus mengutamakan keadilan untuk setiap karyawan, maka dimungkinkan untuk membuat sebuah rencana biaya untuk meminimalkan pengeluaran yang ada.

§     Biaya Allowance Penugasan Luar Kantor

Setiap ada sebuah proyek yang berada di luar kantor ataupun luar negeri, biasanya dibutuhkan biaya tambahan bagi karyawan yang ditugaskan.

§     Biaya Rutin

Biaya rutin adalah pengeluaran yang biasanya dikeluarkan secara rutin selama suatu proyek berlangsung ataupun selama bekerja di suatu perusahaan. Biaya rutin tersebut biasanya meliputu telepon, sambungan internet, korespondensi, listrik, air, gas, keamanan, pemeliharaan dan sebagainya.

§     Biaya Pemanfaatan Peralatan dan Sewa

Biaya pemanfaatan peralatan atau sewa merupakan ongkos-ongkos yang harus dibayarkan seperti sewa ruangan (kerja, presentasi, pelatihan), komputer, printer, dan sebagainya.

§     Biaya Belanja Barang Pakai Habis

Biaya belanja barang pakai habis adalah biaya yang harus dikeluarkan untuk membeli barang-barang seperti kertas, alat tulis kantor, tinta printer, disket, CD/DVD, dan sebagainya.

2.                Estimasi Biaya

Perhitungan biaya yang diperlukan dalam membuat melakukan investasi. Perhitungan biaya meliputi, perhitungan, biaya tempat, produksi, karyawan, perizinan pendirian usahan dan lain sebagainya. Estimasi biaya harus tepat guna menghindari terjadinya dampak kerugian bagi investor atau pendiri usaha, sehingga usaha yang dibuat dapat berjalan dengan optimal.

3.                Penyusunan Anggaran Perusahaan

Anggaran merupakan perhitungan modal yang dipergunakan dalam 1 periode tertentu. Penyusunan anggaran terdiri dari top down dan bottom up.

a.               Top Down

Proses penyusunan anggaran tanpa penentuan tujuan sebelumnya dan tidak berlandaskan teori yang jelas. Proses penyusunan anggaran Top Down ini secara garis besar berupa pemberian sejumlah uang dari pihak atasan kepada para karyawannya agar menggunakan uang yang diberikan tersebut untuk menjalankan sebuah program.

b.               Bottom Up

Proses penyusunan anggaran berdasarkan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dan anggaran ditentukan belakangan setelah tujuan selesai disusun. Proses penyusunan anggaran dari Bottom Up merupakan Komunikasi strategis antara tujuan dengan anggaran.

4.                Penyusunan Cash Flow Perusahaan

Menyusun sebuah laporan kas bertujuan untuk menyediakan informasi yang relevan mengenai penerimaan dan pembayaran kas sebuah perusahaan selama suatu periode.

Rincian pengeluaran dan penerimaan kas di dalam laporan arus kas dapat dibedakan menjadi tiga aktivitas, antara lain:

a.                Aktivitas Operasi (Operating Activities)

Aktivitas ini meliputi segala aktivitas bisnis perusahaan yang berhubungan baik secara langsung, maupun tidak langsung dengan kegiatan operasional pokok atau yang utama dari perusahaan, yaitu dari transaksi yang digunakan untuk menentukan laba bersih.

b.                Aktivitas Investasi (Investing Activities)

Aktivitas ini meliputi segala kegiatan yang berhubungan dengan harta (assets) yang terdapat pada neraca.

c.                Aktivitas Pembiayaan (Financing Activities)

Aktivitas ini akan memiliki kaitan dengan segala transaksi atau proses aktivitas bisnis suatu perusahaan yang mempengaruhi pos-pos kewajiban dan ekuitas pemilik.

5.               Time Value of Money dan Tingkat Suku Bunga

Time valuey of money adalah suatu nilai di suatu waktu. Bisa juga disebut nilai waktu dari ang merupakan suatu konsep yang menyatakan bahwa nilai uang pada waktu sekarang akan lebih berharga daripada nilai uang di masa lalu, hal ini disebabkan oleh perbedaan waktu.

Tingkat bunga yaitu sebagai harga dari penggunaan uang untuk jangka waktu tertentu. Pengertian tingkat bunga sebagai harga ini bisa juga dinyatakan sebagai harga yang harus dibayar apabila terjadi pertukaran antara satu rupiah sekarang dan satu rupiah nanti.

6.               Kriteria Investasi

Kriteria Investasi sering digunakan untuk mengetahui apakah investasi yang akan dikeluakan akan mendapatkan keuntungan yang besar. Ada banyak kriteria investasi yang dapat digunakan untuk mengukur tingkat investasi, dimana kriteria tersebut dapat membantu untuk melihat apakah investasi tersebut dapat memungkinkan dan menguntungkan atau tidak. Dalam mengukur atau menilai investasi yang akan atau telah terjadi terdapat beberapa kriteria yang digunakan, yaitu:

a.               NPV (Net Present Value)

Net Present Value (NPV) sering diterjemahkan sebagai nilai bersih sekarang. NPV dari suatu proyek atau  gagasan usaha merupakan nilai sekarang (present value) dari selisih antara benefit (manfaat) dengan cost (biaya) pada discount rate terentu. NPV merupakan kelebihan benefit (manfaat) dibandingkan dengan cost/biaya.

b.               Net Benefit Cost Rasio (Benefit B/C)

Net B/C adalah perbandingan antara jumlah NPV positif dengan jumlah NPV negatif. Net B/C ini menunjukkan gambaran berapa kali lipat manfaat (benefit) yang diperoleh dari biaya (cost) yang dikeluarkan. Apabila net B/C > 1, maka proyek atau gagasan usaha yang akan didirikan layak untuk dilaksanakan. Demikian pula sebaliknya, apabila net B/C < 1, maka proyek atau gagasan usaha yang akan didirikan tidak layak untuk dilaksanakan.

c.                Payback Period

Merupakan jangka waktu /periode yang diperlukan untuk membayar kembali semua biaya-biaya yang telah dikeluarkan dalam investasi suatu proyek. waktu yang dibutuhkan agar investasi yang direncanakan dapat dikembalikan, atau waktu yang dibutuhkan untuk mencapai titik impas.

d.               IRR (Internal Rate of Return)

Internal rate of return adalah nilai tingkat pengembalian investasi, dihitung pada saat NPV sama dengan nol. Keputusan menerima/menolak rencana investasi dilakukan berdasarkan hasil perbandingan IRR dengan tingkat pengembalian investasi yang diinginkan.

Sumber :

https://www.easybiz.id/prosedur-dan-syarat-pendirian-pt-terbaru-yang-wajib-anda-ketahui/
https://yugoredrocketputra.wordpress.com/2016/01/09/sdm-dan-organisasi-perusahaan/
https://jojonomic.com/blog/contoh-struktur-organisasi-perusahaan/
https://blackyellow8haru.wordpress.com/2017/10/26/pengembangan-rencana-bisnis-informatika-aspek-pemasaran-part-3/